Online Buchungssystem beim TCGWB

Burscheid. Die Corona Pandemie hat auch im Tennisclub Grün-Weiß Burscheid den Schritt zur Modernisierung beschleunigt und bietet ab der Saison 2021 für die Mitglieder die Möglichkeit einen Platz zum Tennisspielen vom Wohnzimmersessel zu buchen.

Damit erfüllt der Verein in der aktuellen Saison die durch Corona implizierte Anforderung an die Registrierung der Tennisspieler. Weiterhin wird der Verein einem jahrelangen Wunsch vieler Mitglieder nach einer besseren und einfacheren Platzreservierung gerecht. Dies ist für das moderne Image des lokalen Sports und natürlich für die Mitglieder mit weiterer Anreise sehr wichtig. Unterstützt wird damit der umweltbewusste Anspruch des Vereins und die diesjährige Offensive für weitere junge Vereinsmitglieder.

Das Online Buchungssystem stammt von dem Anbieter eTennis und wurde im Vergleich mit 6 weiteren System ausgewählt. Wesentliches Kriterium war die einfache Bedienung für die Mitglieder und Administratoren. Schnelles und einfaches Buchen, sowie ein noch nie dagewesene aktuelle Übersicht über die Platzbelegung, haben den Ausschlag für den Anbieter gegeben. Auch die sportlichen Gesichtspunkte im Verein können mit dem System gefördert werden, da es die Anmeldung und Organisation von Turnieren oder Forderungslisten in Zukunft unterstützen kann.

Die Nutzung des Buchungssystems vom SmartPhone und PC ist sehr einfach und komfortabel. Aber natürlich sollen auch weiterhin die auf der Vereinsterrasse kurzfristig angesetzten Spiele möglich sein. Hierzu wird in 2021 noch ein Display angeschafft, welches Vorort-Buchungen ermöglicht und auch die aktuelle Belegung anzeigen wird.

Damit die Mitglieder das System nutzen können, benötigen Sie natürlich einen Zugang. Hierzu konnte zwischen zwei Verfahren gewählt werden: a) Selbstregistrierung oder b) Import der vorhandenen Mitgliederdaten. Der Vorstand hat sich für die Variante a) entschieden, damit jedes Mitglied sofort in Kontakt mit dem System kommt und vor allem sich den Benutzernamen und das Passwort selber aussuchen kann. Positiv ist dabei auch, dass Jeder selber über den Umfang seiner Daten im System entscheiden kann. In den zusätzlichen Daten kann zum Beispiel optional auch ein Bild hochgeladen werden.

Zur notwendigen Registrierung im System bekommen alle Mitglieder, die eine E-Mail Adresse im Verein hinterlegt haben und dem E-Mail Versand zugestimmt haben, eine persönliche Aufforderung mit Kurzanleitung zur Anmeldung bis zum 29. März 2021. Dann kann es auch schon losgehen mit den ersten Buchungen, die mit Saisonstart verpflichtend sind. Zum einen für einen ordentlichen Spielbetrieb und um der Corona Registrierungspflicht Rechnung zu tragen.

Hier noch einmal die Vorteile des Buchungssystems für die Mitglieder:

• Mitglieder können von zu Hause sicherstellen, dass sie einen Platz zum Spielen haben, so dass unnötige Fahrten vermieden werden
• Die Registrierung von Gästen und Abrechnung von Gastgebühren wird für alle Beteiligten einfacher
• Die Platzbelegung inkl. Mannschafts-Trainingsstunden, Trainerbelegung und eventueller Abo´s ist jederzeit und überall einsehbar
• Diskussionen am Platz über den Ablauf der zugebilligten Spielzeiten entfallen
• Turnieranmeldungen können bei Bedarf Online erfolgen
• Forderungslisten oder die klassische Vereinspyramide können ohne Aufwand aktiviert werden
• Buchungsregeln sind für alle transparent, eindeutig und einheitlich
• Der Vorstand leistet einen Beitrag zur Modernisierung des Vereins und Umweltbewusstsein
• Das ausgewählte System ist vom SmartPhone und PC einfach zu bedienen
• Bei Platzsperren werden die betroffenen Spieler per Mail oder SMS informiert
• Buchungen können auch am Platz unmittelbar erfolgen

Gleichzeitig erfordert das Buchungssytem eine eindeutige Hinterlegung der bisherigen Regeln für den Spielbetrieb. Hier sind die Regelungen in der Startphase, welche natürlich in der praktischen Anwendung und auf Anfrage der Mitglieder verbessert und geändert werden können:

• Jeder Spieler registriert sich im System mit individuellem Benutzernamen und Passwort
• Es darf kein Platz ohne Reservierung im Buchungssystem genutzt werden
• Buchen im System dürfen aktive und passive Mitglieder, keine Gastspieler
• Alle Mitspieler inkl. Gastspieler sind bei der Buchung anzugeben
• Einzelspiele dauern bis zu 60 Minuten
• Doppelspiele dauern bis zu 90 Minuten
• Gebucht werden kann im 30 Minuten Rhythmus
• Jeder Spieler darf in 2 Spielen im voraus verbucht werden
• Die Buchung kann mit einem Vorlauf von 4 Tagen, aber nicht früher, erfolgen
• Kurzfristige Buchungen am Tennisplatz sind bei freien Plätzen möglich
• Dauerbuchungen sind für Mannschaftstraining, Spielertreff, Tenniskindergarten, Trainerstunden möglich
• Gastgebühren werden von dem buchenden Mitglied eingezogen
• Spieler und Trainer können Plätze jederzeit freigeben, sobald die Reservierung nicht mehr benötigt wird
• Platzsperren können von der technischen Leitung verhängt werden. Betroffene Spieler werden per E-Mail informiert.

Sollten Mitglieder Schwierigkeiten mit dem System haben, können diese gern mit bereits erfahren Spielern besprochen oder die Lösung über E-Mail angefragt werden. Der Verein hat dafür und für allen weiteren Anmerkungen rund um das Buchungssystem die folgende E-Mail eingerichtet: buchungssystem@tennisclubburscheid.de

Viel Spaß bei der Nutzung

Der Vorstand des Tennischlub Grün-Weiß Burscheid